1. Predmet i svrha dokumenta
Ovaj dokument predstavlja posebnu obavijest o obradi osobnih podataka sukladno čl. 10. Zakona o zaštiti ličnih podataka Federacije Bosne i Hercegovine (Sl. glasnik FBiH br. 49/06) i detaljno objašnjava kako Mali Galečić d.o.o. obrađuje vaše lične podatke kada putem web shopa pošaljete narudžbu rezane građe, drvenih proizvoda ili usluga pilane.
Ovaj dokument dopunjuje Politiku privatnosti i Uvjete korištenja koji su sastavni dio pravnog okvira naše web stranice (https://www.mali-galecic.com). U slučaju nejasnoća ili proturječnosti u dijelu obrade podataka iz checkout procesa, primjenjuje se ovaj dokument kao lex specialis.
2. Voditelj obrade
Mali Galečić d.o.o.
Šuica b.b., 80240 Tomislavgrad, Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovina, Bosna i Hercegovina
E-mail: info@mali-galecic.com
Telefon: +387 63 343 723
Web: https://www.mali-galecic.com
JIB: 4281024610008 | PDV: 281024610008 | MBS: 1-7715
Mali Galečić d.o.o. je voditelj obrade i odgovoran je za zakonitu, poštenu i transparentnu obradu vaših osobnih podataka sukladno važećim propisima FBiH i BiH.
3. Koje podatke prikupljamo i zašto
Proces narudžbe putem web shopa prikuplja podatke iz korisničkog profila (ako ste prijavljeni), checkout formulara i stavki košarice. Kategorije podataka:
3.1 Obavezna polja
| Podatak | Razlog obaveznosti |
|---|---|
| Ime i prezime (ili ime kontakt osobe za firmu) | Identifikacija kupca, priprema ponude i ugovora, komunikacija o narudžbi |
| E-mail adresa | Autentifikacija korisničkog računa, potvrda narudžbe, slanje ponude i računa |
| Tip kupca (fizička osoba / firma) | Određivanje pravnog statusa kupca i primjenjivih poreznih i računovodstvenih obveza |
| Stavke narudžbe (proizvod, količina) | Obrada zahtjeva, pripremu ponude i proizvodnju/isporuku |
Bez navedenih podataka tehnički nije moguće zaprimiti i obraditi vašu narudžbu.
3.2 Polja obavezna za poslovne kupce (firma)
Ako odaberete tip kupca „firma“, dodatno prikupljamo:
| Podatak | Razlog obaveznosti |
|---|---|
| Naziv firme | Identifikacija poslovnog subjekta na ponudi i računu |
| JIB (13 znamenki) | Porezna i računovodstvena identifikacija sukladno propisima FBiH |
| Adresa firme | Službena adresa poslovnog subjekta na dokumentaciji |
3.3 Opcionalna polja
| Podatak | Svrha prikupljanja |
|---|---|
| Broj telefona | Brža komunikacija u vezi narudžbe, dostave ili pojašnjenja specifikacija |
| Adresa dostave | Organizacija transporta i isporuke drvenih proizvoda |
| Dimenzije i specifikacija po stavci | Prilagodba proizvoda (duljina, širina, debljina, vrsta drveta, količina u m³ ili kom) |
| Napomene uz narudžbu | Dodatne upute za proizvodnju, dostavu ili kontakt |
| Promo kod | Primjena popusta ili pogodnosti sukladno uvjetima koda |
Nepružanje opcionalnih podataka ne sprječava slanje narudžbe, ali može produljiti trajanje obrade, onemogućiti dostavu na željenu adresu ili ograničiti primjenu popusta.
3.4 Podaci iz košarice
Stavke koje dodate u košaricu mogu uključivati naziv proizvoda, količinu, jediničnu cijenu (okvirnu), dimenzije i specifikacije koje unesete pri dodavanju proizvoda. Ti podaci privremeno se pohranjuju u localStorage preglednika pod ključem „mali-galecic-cart“ dok ne pošaljete narudžbu.
Nakon slanja narudžbe, podaci iz košarice pohranjuju se u našoj bazi podataka kao dio narudžbe i povijesti narudžbi na vašem korisničkom profilu.
3.5 Posebne kategorije podataka
Ako u polju za napomene navedete podatke koji potpadaju pod posebne kategorije (npr. zdravstvene informacije), takvi podaci obrađuju se isključivo radi ispunjenja vašeg zahtjeva i s posebnom pažnjom sukladno čl. 7. Zakona o zaštiti ličnih podataka FBiH. Molimo vas da navodite samo podatke koji su nužni za izvršenje narudžbe.
4. Svrhe obrade i pravne osnove
| Svrha obrade | Pravna osnova | Napomena |
|---|---|---|
| Zaprimanje i obrada narudžbe putem web shopa | Predugovorne radnje na vaš zahtjev (čl. 5. st. 1. t. 2. Zakona) | Od trenutka slanja narudžbe |
| Provjera specifikacija, dimenzija i raspoloživosti | Predugovorne radnje na vaš zahtjev | Interna provjera i kontakt s kupcem |
| Kontakt radi potvrde, pojašnjenja ili slanja ponude | Predugovorne radnje na vaš zahtjev | E-mail ili telefon |
| Priprema i sklapanje ugovora o kupoprodaji | Izvršenje ugovora (čl. 5. st. 1. t. 2. Zakona) | Nakon vaše pisane potvrde ponude |
| Proizvodnja, piljenje i priprema drvenih proizvoda | Izvršenje ugovora | U skladu s potvrđenim specifikacijama |
| Organizacija dostave i transporta | Izvršenje ugovora | Ako je dogovorena isporuka |
| Primjena promo koda i evidencija popusta | Izvršenje ugovora / legitimni interes | Sukladno uvjetima promo programa |
| Računovodstvena evidencija i izdavanje računa | Zakonska obveza – Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH | Primjenjuje se nakon plaćanja |
| Zaštita pravnih interesa u slučaju spora ili reklamacije | Legitimni interes voditelja obrade (čl. 5. st. 1. t. 5. Zakona) | Rok čuvanja 3 god. |
Napomena o marketingu: Podaci prikupljeni putem checkout procesa ne koriste se u marketinške svrhe (newsletter, ne tražene promocije) bez vaše posebne, izričite i dokumentirane privole. Slanje narudžbe ne predstavlja privolu za marketing.
5. Primatelji podataka i izvršitelji obrade
Vaše podatke možemo dijeliti isključivo u sljedećim slučajevima:
5.1 Zaposlenici Mali Galečić d.o.o.
Pristup podacima imaju isključivo ovlašteni zaposlenici čiji je pristup neophodan za obradu vaše narudžbe:
- Osoblje prodaje i korisničke podrške – za potvrdu i komunikaciju o narudžbi
- Proizvodnja i pilana – za pripremu proizvoda prema specifikacijama
- Logistika – za organizaciju dostave (ako je dogovorena)
- Računovodstvo – isključivo nakon potvrđene narudžbe i plaćanja
Svi zaposlenici s pristupom osobnim podacima kupaca obvezani su povjerljivošću.
5.2 Izvršitelji obrade (IT pružatelji usluga)
| Naziv | Uloga | Pravna osnova pristupa |
|---|---|---|
| F&M d.o.o. | Pružatelj hostinga, razvoja i održavanja web stranice te web shopa | Ugovor o obradi podataka; pristup isključivo u okviru tehničke podrške, bez prava korištenja u vlastite svrhe |
Svi izvršitelji obrade ugovorno su obvezani zaštititi vaše podatke i ne smiju ih koristiti u svrhe koje nisu ugovorene s Mali Galečić d.o.o.
5.3 Državni organi
Podatke dostavljamo nadležnim državnim organima (porezna uprava, inspekcije) isključivo ako to zakon izričito zahtijeva ili na temelju valjane sudske odluke.
5.4 Prijenos u treće zemlje
Vaši podaci iz checkout procesa ne prenose se u treće zemlje izvan Bosne i Hercegovine, osim ako koristite vanjske usluge koje imaju vlastite politike privatnosti i ako ste na to dali privolu.
6. Rokovi čuvanja podataka
| Vrsta dokumentacije | Rok čuvanja | Pravna osnova roka |
|---|---|---|
| Narudžbe koje nisu potvrđene ili su odbijene | 3 godine od zadnjeg kontakta | Zaštita legitimnih interesa (mogući sporovi) |
| Potvrđene narudžbe – korespondencija i ugovorna dokumentacija | 5 godina od završetka ugovornog odnosa | Zakon o obligacijskim odnosima (zastarni rok potraživanja) |
| Računovodstvena dokumentacija (računi, uplate) | Minimalno 10 godina | Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH (čl. 14.) |
| Podaci o promo kodovima i popustima | Do isteka promo programa + 1 godina | Dokazivanje primjene popusta i zaštita od zlouporabe |
| Podaci u localStorage košarice (mali-galecic-cart) | Dok korisnik ne obriše podatke preglednika | Isključivo na uređaju korisnika |
Po isteku roka čuvanja, podatke brišemo ili anonimiziramo na siguran način.
7. Vaša prava kao subjekta podataka
Sukladno čl. 16.–24. Zakona o zaštiti ličnih podataka FBiH imate sljedeća prava:
| Pravo | Opis | Kako ostvariti |
|---|---|---|
| Pravo na pristup | Možete zatražiti potvrdu obrađujemo li vaše podatke i dobiti kopiju istih | Pisani zahtjev na info@mali-galecic.com |
| Pravo na ispravak | Možete zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka u profilu ili narudžbi | Pisani zahtjev na info@mali-galecic.com ili ažuriranje profila |
| Pravo na brisanje | Možete zatražiti brisanje podataka kada su ispunjeni zakonski uvjeti | Pisani zahtjev – uz napomenu da brisanje nije moguće dok traje zakonska obveza čuvanja računa |
| Pravo na ograničenje obrade | Možete zatražiti privremenu obustavu obrade u određenim slučajevima | Pisani zahtjev uz naznaku razloga |
| Pravo na prigovor | Možete uložiti prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu | Pisani zahtjev uz naznaku razloga |
| Pravo na povlačenje privole | Ako je obrada temeljena na privoli, možete je povući bez negativnih posljedica za prethodno zakonitu obradu | Pisani zahtjev |
| Pravo na pritužbu | Imate pravo podnijeti pritužbu AZLP-u | Vidjeti čl. 8. |
Rok odgovora: Odgovorimo na svaki zahtjev u roku od 30 dana od primitka. U slučaju složenih ili višestrukih zahtjeva, rok možemo produžiti za dodatnih 60 dana uz obrazloženje.
8. Pravo na pritužbu nadzornom tijelu
Ako smatrate da obrađujemo vaše podatke protivno zakonu, imate pravo podnijeti pritužbu:
Agencija za zaštitu ličnih podataka Bosne i Hercegovine (AZLP)
Bana Milosavljevića 2, 78000 Banja Luka
E-mail: office@azlp.ba
Web: https://www.azlp.ba
Molimo vas da nas prethodno kontaktirate na info@mali-galecic.com kako bismo pokušali riješiti vaš zahtjev izvansudskim putem u razumnom roku.
9. Sigurnost podataka pri obradi narudžbi
Primjenjujemo sljedeće tehničke i organizacijske mjere zaštite vaših podataka:
- Šifrirana veza (HTTPS/TLS) pri prijenosu podataka putem web shopa
- Autentifikacija korisnika putem better-auth sustava s hashiranjem lozinki
- Kontrola pristupa – podaci o narudžbama dostupni samo ovlaštenim zaposlenicima i administratorima
- Sigurno pohranjivanje kod provjerenih pružatelja hosting usluge (F&M d.o.o.)
- Redovite provjere sigurnosnih mjera
U slučaju sigurnosnog incidenta koji može utjecati na vaše podatke, obavijestit ćemo vas bez nepotrebnog odgađanja sukladno zakonskim obvezama.
10. Važne napomene o procesu narudžbe
10.1 Slanje narudžbe nije sklapanje ugovora
Slanje narudžbe putem web shopa ne predstavlja sklopljen ugovor o kupoprodaji niti obvezu plaćanja s bilo koje strane. Narudžba je zahtjev za ponudu u smislu Zakona o obligacijskim odnosima. Obvezujući ugovor nastaje tek pisanom potvrdom Mali Galečić d.o.o. koja uključuje:
- potvrđene stavke, količine i dimenzije
- točnu cijenu s PDV-om (gdje je primjenjivo)
- uvjete plaćanja i rok isporuke
- uvjete otkazivanja i reklamacije
- posebne dogovorene uvjete
10.2 Specifikacije i dimenzije
Dimenzije i specifikacije koje unesete u košarici ili profilu služe kao polazna točka za pripremu ponude. Konačne mjere mogu se uskladiti nakon pregleda narudžbe s obzirom na raspoloživost sirovina, tehničke mogućnosti pilane i prirodnu varijaciju drveta. O svakoj promjeni obavijestit ćemo vas prije potvrde ugovora.
10.3 Promo kodovi
Ako unesete promo kod pri slanju narudžbe, provjeravamo valjanost koda, rok trajanja i primjenjivost na stavke narudžbe. Podaci o korištenju promo koda pohranjuju se radi evidencije popusta i sprječavanja zlouporabe.
10.4 Korisnički profil i ponovne narudžbe
Podatke koje jednom spremite u profilu (tip kupca, podaci o firmi, adresa dostave) automatski koristimo pri sljedećim narudžbama kako biste izbjegli ponovno unos. Uvijek možete ažurirati profil prije slanja narudžbe.
11. Izmjene ovog dokumenta
Ovaj dokument možemo ažurirati radi usklađivanja s promjenama propisa, poslovnih procesa ili checkout funkcionalnosti. Datum zadnje izmjene naveden je na vrhu dokumenta. Preporučujemo povremeni pregled.
12. Kontakt za zaštitu podataka
Za sva pitanja, zahtjeve ili prigovore u vezi obrade osobnih podataka pri narudžbi:
Mali Galečić d.o.o.
Šuica b.b., 80240 Tomislavgrad, Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovina
E-mail: info@mali-galecic.com
Telefon: +387 63 343 723